Tecnicas y herramientas de control

4.6 TECNICAS Y HERRAMIENTAS DE CONTROL

Son las herramientas que auxilia al administrador para llevar acabo el proceso de control. Las técnicas de planeación son, a su vez, de control y, en esencia, los controles no son más que sistemas de información.

Técnicas de control:

Sistemas de información:

- Contabilidad

- Auditoria: Financiera y Administrativa

-Presupuestos

-Informes

-Formas

-Archivos memorias

Graficas diagramas

-proceso, procedimientos, Gantt, etc.

Estudio de métodos

Estudio de métodos

-Tiempos y movimientos estándares

Métodos cuantitativos

-Redes

-Modelos matemáticos

-Investigaciones de operaciones

-Estadística

-Cálculos probabilísticos

-Programación dinámica

Reportes e informes:

Existen múltiples tipos de reportaje e informes; básicamente pueden clasificarse en:

a)    Informes de control que se utiliza para el control directo de las operaciones.

b)    Reportes de información que presentan datos mas extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.

Al diseñar, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1.-Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin  de evitar confusiones.

2.- Concentración sobre las excepciones. Debe revelar indicadores importantes, puntos  débiles  y fuertes más que situaciones comunes.

3.- Claridad y concisión. Los informes muy largos, detallados y genéricos, originan  confusión y desatención  por parte de quien los recibe.

Informes de las operaciones:

Informes de control: Usados para el control directo de las operaciones

Reportes de información. Utilizados para planeación y determinación de normas.

Informes sobre la apreciación de renglones:

Informes de actividad individual. Coincidiendo el renglón y la responsabilidad.

Informes de actividad conjunta: Renglones bajo responsabilidad conjunta.

Informes estáticos. Limitaos a un análisis de la fortaleza financiera y de la estructura con la fecha dad.

Informes dinámicos:

Informes de control financiero. Miden  la condición  financiera real contra la condición planeada.

Informes de cambio y de condición financiera. Resumen y analizan cambios en la condición financiera durante un periodo dado.

4.-Complementarse con  presentaciones graficas, audio visuales y verbales.

5.- Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse  constantemente

6.- Frecuencia de los reportes. El hecho de que  para controlar sea necesario  contar con información oportuna y periódica.

7.-Evaluacion  de la información. Es necesario evaluar frecuentemente  la utilidad que reditúa  la información.

FORMAS

Son elementos indispensables  para la transmisión y registro de datos relativos  las actividades que se desarrollan  en cada departamento; existen multitud  de formas que se utilizan   e las empresas  que van desde una tarjeta de control de asistencia  hasta una póliza de contabilidad.

Facilitan la transmisión de información a la vez que sirven para  registrar adecuadamente  las operaciones. Al diseñar  las formas  es conveniente  observar los siguientes lineamentos:

a)    Aprovechamiento adecuado de los espacios

b)    Claridad y concisión

c)    Uniformidad de diseño

d)    Diseñar un diagrama de control de formas

e)    Diseñar un catalogo de formas

f)     Diseñar solo las necesarias (evitar papeleo excesivo)

g)    Asegurarse de que los asuntos  y las actividades importantes  se registren adecuadamente

h)   Que el costo de su implantación se justifique

Control interno

Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos  son:

a)    La obtención de información

b)    La protección de los activos de la empresa

c)    La promoción de la eficiencia en la operación

  Much Galindo.